Blog- und PodCast Nr. 23 Kommunikations-Tools – Virtuelle Meetings

Beitrag von Karin Breitkreuz | 04 Mai 17 | Kein Kommentar

Blog- und PodCast Nr. 23 Kommunikations-Tools – Virtuelle Meetings

Wofür sind Onlinemeeting-Formate geeignet?

Und was ist bei Videokonferenzen, Webmeetings, Skype, Telefonkonferenzen zu beachten?

Technische Möglichkeiten der Kommunikation sind scheinbar unbegrenzt vorhanden. Das macht uns die Auswahl nicht einfacher, sondern im Gegenteil, wir greifen lieber auf alt Bewährtes und Gewohntes zurück. Natürlich wollen wir auch nicht gleich auf jeden neuen Zug aufspringen, der auf den Markt kommt. Denn wer will schon unnötig Geld ausgeben für eine neue Technologie, die von den Beteiligten aus den unterschiedlichsten Gründen nicht genutzt wird. Wir brauchen kein zusätzliches Spielzeug im Business-Alltag, also kein Nice to have, sondern vielmehr einen Service, der uns den Geschäftsalltag erleichtert sowie Zeit spart.

Videokonferenz-Systeme sind bereits eine halbe Ewigkeit auf dem Markt, besser gesagt seit den 1980er Jahren. Allerdings wurden diese nicht so intensiv genutzt wie von den Anbietern gedacht. Ein Ziel war es, mit den Videokonferenzen die große Zahl an Geschäftsreisen merklich zu minimieren. Das Ganze vor dem Hintergrund der Zeit- als auch Kostenersparnis. Um im besten Falle die Kosten auf Null zu reduzieren. Soweit die Theorie.

Die Akzeptanz war bisher wenig vorhanden. Keine Angst, ich drifte jetzt nicht in einen psychologischen Vortrag ab, nur soviel. Unter anderem mag das daran liegen, dass wir Menschen soziale Wesen sind und daher ein echtes Treffen einem virtuellen Meeting vorziehen.

Ein weiteres Hindernis war die Komplexität der Systeme und die damit verbundenen hohen Kosten. Erschwerend kam hinzu, dass diese Technik fast ausschließlich für den einen Zweck der Videokonferenzen nutzbar war.

Dank Skype und ähnlichen Tools von anderen Anbietern wie beispielsweise Cisco ist die Integration in das Tagesgeschäft wesentlich unkomplizierter. So können wir mit PC, Laptop oder Smartphone egal wo wir uns auf der Welt befinden, an einer Videokonferenz, Webkonferenz oder Telefonkonferenz teilnehmen. Einzig benötigen wir Zugang zum Internet und die passende Software auf unseren Endgeräten.

Zauberwort – Meeting-Disziplin

Auf der einen Seite erleichtert uns die Technik den Arbeitsalltag, doch auf der anderen Seite gibt es einiges zu berücksichtigen. Worauf sollten wir bei Online-Konferenzen achten? Unter anderem ist eine wesentlich höhere Meeting-Disziplin von jedem Einzelnen gefordert als bei Live-Terminen. Was meine ich damit und warum ist das so?

Andere aussprechen zu lassen, ist bereits bei Live-Terminen für viele eine große Herausforderung. Doch bei Online-Konferenzen sind wir noch wesentlich mehr gefordert. Daher ist es ganz hilfreich, wenn ein Teilnehmer die Funktion des Moderators übernimmt, um so für einen geordneten Kommunikationsablauf zu sorgen.
Dies kann vom einen oder anderen Feature wunderbar technisch unterstützt werden. Manche Software ermöglicht beispielsweise das Heben der Hand mittels Klick auf einen entsprechenden Button. So kann der Gastgeber oder Moderator dem Teilnehmer das Wort erteilen und ihm gegebenenfalls das Mikrofon frei schalten. Dieses Feature ist besonders hilfreich, wenn sich die Menschen allein aufgrund der großen Zahl der Teilnehmer nicht sehen können. So kann der Moderator das gleichzeitige Mitteilungsbedürfnis in der Runde disziplinieren.

Bei einer Bild-Übertragung der Teilnehmer gelten die selben Regeln wie bei einem Live-Meeting. Doch das vergessen wir allzu gerne. Denn wir verhalten uns bei virtuellen Meetings oft so, als wären wir ganz allein im Raum und könnten von niemandem gesehen werden. Offensichtlich werden wir lässiger, wenn wir nicht im gleichen realen Raum sind wie unsere Gesprächspartner. Daher sollten wir bewusst auf unsere Körperhaltung achten und zum Beispiel nicht zu „gemütlich“ am Tisch sitzen.

Unsere Gestik sowie Mimik werden von den anderen in der Runde sehr gut wahrgenommen. Also sollten wir uns darauf konzentrieren und Haltung bewahren, um eventuelle Gesichtsentgleisungen zu vermeiden. Wer freut sich schon, wenn in der Runde gegähnt wird. Selbst wenn der eine oder der andere seine Reaktion nicht auf das aktuell Gesprochene bezieht, kommt es bei dem Vortragenden als Kritik an seinen Ausführungen an. Natürlich wird er erstaunt bis irritiert sein über die nonverbale Reaktion auf seine Aussage.
Von den Verhaltensweisen wie in der Nase zu bohren oder Ähnlichem ganz zu schweigen. Ich sehe Sie jetzt förmlich den Kopf schütteln. Denn Sie denken, das passiert doch nicht. Dann bitte ich Sie mal bei der nächsten Fahrt mit dem Auto an der roten Ampel in die Fahrzeuge um Sie herum zu schauen. Warum auch immer, wir fühlen uns dort unbeobachtet. Ähnliches gilt dann entsprechend auch für Video-Konferenzen. Dort bietet uns vermeintlich der Monitor eine Art Sichtschutz vor den anderen Gesprächsteilnehmern.

Natürlich halte ich hier kein Plädoyer für eine emotionslose Form der Besprechung. Ich möchte Sie lediglich dafür sensibilisieren, dass eine virtuelle Zusammenkunft zwar auf der einen Seite sehr unkompliziert zu organisieren ist, was den technischen Part angeht. Doch auf der anderen Seite müssen wir ganz besonders auf unser eigenes Verhalten achten.

Wofür eignen sich nun Online-Besprechungs-Formate?

Die virtuellen Formate sind hervorragend für regelmäßige Treffen geeignet, in denen „normale“ Themen behandelt werden und sich die Runde bereits mindestens einmal in der Realität gesehen hat. Auch für kurze Abstimmungs-Meetings von Teams, die weit verstreut arbeiten, bieten Online Meeting-Formate eine sehr gute Alternative, besonders wenn die Teilnehmer rund um den Globus verteilt sind. Wenn heikle Themen besprochen werden sollen, seien sie nun strategischer Natur oder auch bei organisatorischen Dingen, die zum Beispiel eine Änderung im Arbeitsalltag der Menschen angehen, sind reale Treffen vorzuziehen.
Neben den Inhalten ist selbstverständlich auch das Thema Zeitersparnis ein nicht zu unterschätzender Faktor, besonders wenn die Relation von Reisezeit zu Meetingdauer aus der Balance ist. Für eine einstündige Besprechung mit „normalem“ Inhalt eine Reisezeit von drei Stunden für eine Richtung zu haben, ist nicht wirklich zielführend. Wie gesagt, es kommt natürlich immer auf den Kontext der Besprechung an, ob man sich besser on- oder offline zusammensetzt.

Je „privater“ oder „persönlicher“ ein Thema ist, das es zu erörtern gilt, desto wichtiger sind reale Termine.

Mein Fazit

Das Zauberwort bei Online-Terminen ist „Meeting-Disziplin“, die bei virtuellen Terminen sowohl für das Sprechen als auch das Verhalten immens wichtig ist. Wir müssen uns immer wieder selbst in Erinnerung rufen, dass wir zwar allein am Bildschirm sitzen aber uns so verhalten als wären die anderen im selben Raum. Das beginnt bei der korrekten Kleidung, geht über das dem Business entsprechenden Styling bis hin zur Körperhaltung inklusive Mimik und Gestik.

 

Ein Blatt Papier, auf das wir die entsprechenden Reminder schreiben oder zeichnen, kann bei der Online-Meeting-Disziplin helfen. Platzieren Sie einfach diese kleine Gedächtnisstütze neben dem Bildschirm so, dass Sie es gut sehen können, jedoch die anderen in der virtuellen Runde nicht.

 


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